E-證據調查：訴訟的數位時代

102年11月號道法法訊 (259)		DEEP & FAR
E-證據調查：訴訟的數位時代	喻韜專利工程師 ‧東華大學生命科學系 ‧清華大學結構生物與生物資訊所 ‧臺北科技大學電子工程學程 ‧台灣科技大學專利所

在今日的世界，幾乎所有的商業資訊及通訊都是數位的，因此，越來越多地各種類型的訴訟事件會被電子證據調查之要求所影響。在訴訟中，電子證據調查是證據調查程序的延伸，包括了電子形式的資料(一般指的是以電子形式保存的資訊(ESI))。我們的電子證據調查業務團隊定期地建議客戶以最好的作法處理他們的電子證據調查義務。本文提供以下核心概念的入門：保存電子證據調查的義務、蒐集和保存電子證據調查及未能保存電子證據調查的制裁。由於在幾乎我們所有客戶的訴訟中，電子證據調查的重要性逐漸增加，我們的電子證據調查業務團隊將發行一份定期而關於重要電子證據調查議題的新訊。第一份新訊將會包含電子證據調查詳細的介紹。之後的卷冊將會提供重要的更新及討論對我們客戶重要的電子證據調查議題。保存電子證據調查的責任當訴訟被或應該被合理的預期時，你的業務就有保存相關證據的法律義務。如下所述，當業務疏於採取合理的步驟以確保相關證據包括電子證據調查的保存時，可能發生嚴格的制裁。為了避免這樣的制裁，你了解何時出現保存證據的義務是很關鍵的。一般來說，當一潛在當事人合理地預料訴訟時，就觸發了保存證據的義務。這個標準是客觀的，而且提出了一個疑問：在相同的事實狀況下，一個合理的當事人是否會已合理預期到訴訟。證據保存的義務可起始於訴訟提出或是政府調查開始的數月，甚至數年之前，這樣的狀況經常地要求您的事業進行分析，基於當下可信的事實及已知的狀況，是否有訴訟的可能。以常理來說，至少在您的事業有以下情事時，您應該假設您的事業有義務開始證據保存程序: 收到請求函或其他訊息，威脅提出訴訟；知悉您事業受到行政控告(例如平等就業機會委員會的控告)；知悉您事業已經被提出或有可能被提出訴訟；開始討論對其他企業提出訴訟的可能性。我們建議您的事業要積極主動創設識別與評估潛在訴訟的程序及方針，並且記載您對保存資訊的真誠努力。蒐集及保存電子證據調查一但訴訟發生，保存證據的義務就被觸發了，而且有各種不同的技術策略被採用以保存證據。這個程序經常被稱之為實施ㄧ個「法律保留措施」或「訴訟保留措施」。一但訴訟發生，強烈地建議您，聯絡您的法律顧問以協助您進行可防禦的證據保存，在大多數情況下，您的事業(在顧問的協助之下)應該要對有可能擁有或控制相關證據的僱員發出一份書面的，包含電子證據保存的「法律保留措施」通知。這份通知也應該要被發送給IT管理員，包括在您的事業控制下，擁有電子證據保存的第三方以及負責管理您的事業資訊系統的其他人。「法律保留措施」通知應該要定義出甚麼資訊要被保存及保存要如何進行。此外，一但保存證據的義務被觸發了，一事業有停止例行性刪除相關證據的義務。疏於發佈一有效的「法律保留」通知可能不只可能導致嚴厲的制裁，還可能導致在訴訟中失去對抗主張之辯護所需的資訊。總之，積極主動就是規避毀壞文件相關制裁可能性最好的辦法。甚至在預期到有訴訟之前，您的事業就該成立一個關於電子證據保存的工作團隊，這個團隊應該要包括了來自各部門、內部及/或外來的法律顧問、資訊科技管理的資深管理者以及來自人力資源部門的代表。該工作團隊應被責成撰寫與實施一份通用文件及電子證據保存方針，也要認識到公司內部的資訊是在何處及如何被保存的。一旦保存證據的義務被觸發，最終的目標就是建立提供可再現的及可防禦的流程去辨認出及保存相關證據的方針與步驟，包括電子證據。疏於保存電子證據的制裁如果一個事業疏於恰當地保存相關證據(即使出於意外地)，它可能會遭受到所謂證據的「毀壞」的制裁，制裁聲請增加訴訟的費用及分散對爭議中相關議題的注意力。法庭對於疏於保存證據的一方有廣泛的裁量權，包含：金錢制裁，例如要求毀壞的當事人給付其它當事人的律師費用；核予一「不利的推斷」的指示，其中法庭告知陪審團應假設為：如違犯的一方未毀壞證據，則將有毀損的證據；及「案件終結制裁」，其中法院進入對毀壞證據的當事人不利的判決，而不用論證該案件的實體內容。作成制裁所需的過失程度則視不同的管轄權而定。例如，某些法庭(包括位於維吉尼亞州的州及聯邦法院)發出制裁前不須釋明一「惡意」。然而，即使在這些法庭，法官們已經限制了基於單純疏忽的證據遺失的嚴重性。目前有一個提案欲修正聯邦民事程序法以在聯邦法院提供一致性，該修正37條(e)款的提案將保護一企業訴訟前的資訊毀壞免於制裁，除非該毀壞是「故意或惡意，且在訴訟中導致實質的損害」或「不可回復地剝奪一方於任何有意義的機會提出主張或是抗辯」，該變動及不確定的標準僅強調書面化您善意努力以及時地保存相關證據的重要性。藉由了解保存證據的義務，及一旦保存證據的義務被觸發，採取合理步驟蒐集及保存證據，企業可以實質地降低或消除制裁的風險。如果您想要訂閱Willcox Savage的E-證據調查時事通訊請點擊。